দোকানে পাঁচটি নীল bag আছে। সকালে website থেকে তিনটি order এল, আর WhatsApp-এ একজন তিনটি চাইলেন। দুই জায়গায় পুরোনো সংখ্যা দেখালে ছয়টি bag বিক্রির প্রতিশ্রুতি দিয়ে ফেলবেন। এই সমস্যাই overselling: যে stock এখন দেওয়া সম্ভব তার চেয়ে বেশি order গ্রহণ করা। শুধু inventory software কিনলেই এটি বন্ধ হয় না। কোন stock বিক্রিযোগ্য, কখন reserve হবে এবং cancellation-এর পরে কখন ফেরত আসবে—এই নিয়মগুলো আগে পরিষ্কার করা দরকার। ছোট দোকানের জন্য সেই workflow-ই এখানে সাজানো হয়েছে।

এক product-এর প্রতিটি variant আলাদা করুন

লাল bag আর নীল bag একই design হলেও stock এক নয়। প্রতিটি size ও colour combination-এর আলাদা SKU রাখুন। SKU হল নিজের ব্যবস্থায় item চেনার code; price বা stock quantity নয়। একই code website, shelf label এবং order sheet-এ ব্যবহার করলে ভুল variant পাঠানোর সম্ভাবনা কমে। “নীল বড়” লেখার বদলে নির্দিষ্ট code দিন, সঙ্গে readable নাম রাখুন। Supplier-এর code বদলালে নিজের পুরোনো order history বোঝার reference সংরক্ষণ করুন।

হাতে থাকা আর বিক্রিযোগ্য stock আলাদা

একটি carton-এ দশটি item আছে বলেই সব দশটি নতুন order-এর জন্য খালি নয়। দুটো আগের order-এর জন্য রাখা, একটি damaged এবং একটি display sample হতে পারে। Shopify-এর inventory state documentation available, committed ও unavailable stock-এর পার্থক্য ব্যাখ্যা করে। আপনার tool-এর নাম আলাদা হতে পারে, কিন্তু একই physical item যেন একাধিক অবস্থায় গোনা না হয়। উদাহরণের দশটির মধ্যে এই চারটি বাদ দিলে নতুন sale-এর জন্য ছয়টি থাকে।

একটি authoritative stock record রাখুন

Website, counter ও messaging order আলাদা তালিকায় থাকলে কোন সংখ্যাটি final তা নিয়ে মতভেদ হয়। একটি master record বেছে নিন এবং প্রত্যেক channel-এর order সেখানে কীভাবে পৌঁছবে লিখুন। অল্প order হলে দায়িত্বপ্রাপ্ত একজন manual entry করতে পারেন, কিন্তু update-এর delay দৃশ্যমান রাখুন। Last checked time ও operator লিখে রাখলে stale সংখ্যা ধরা সহজ হয়। এক sheet থেকে আরেক sheet-এ কপি করে দুটোকেই final বলবেন না; reconciliation-এর মূল source একটি হওয়া দরকার।

Reservation-এর trigger ও release ঠিক করুন

Enquiry, cart, confirmed order এবং payment একই event নয়। কোন ধাপে item reserve হবে তা platform documentation দেখে ঠিক করুন। Buyer message করলেই অনির্দিষ্ট সময় stock আটকে রাখলে অন্য customer কিনতে পারবেন না। আবার payment-এর পরে কাউন্টার sale চলতে থাকলে overselling হতে পারে। Reservation-এর সঙ্গে order reference, quantity এবং expiry রাখুন। মেয়াদ শেষ হলে payment এসেছে কি না দেখে release করুন; দেরিতে আসা payment-এর exception কীভাবে সামলাবেন তাও লিখে রাখুন।

একই শেষ item-এর দুই order পরীক্ষা করুন

Developer বা platform support-এর সাহায্যে test environment-এ একটি product-এর available quantity এক রাখুন। দুটি checkout প্রায় একই সময়ে এগিয়ে গেলে কী হয় দেখুন। লক্ষ্য হল দ্বিতীয় customer যেন এমন confirmation না পান যা fulfil করা যাবে না। শুধু product page-এর “১টি বাকি” label যথেষ্ট নয়; order acceptance-এর জায়গায়ও stock যাচাই দরকার। Actual customer payment নিয়ে পরীক্ষা করবেন না। Test-এর expected result, দুই order reference এবং inventory change একসঙ্গে লিখুন।

Oversell setting বুঝে ব্যবহার করুন

Shopify-এর out-of-stock selling help-এ “Continue selling when out of stock” setting ব্যাখ্যা করা আছে। Preorder-এর মতো প্রয়োজন ছাড়া এটি চালু রাখলে শূন্য stock-এও order আসতে পারে। সব channel-এর নিয়ম একই ধরে নেবেন না; POS বা location-এর আচরণ আলাদা হতে পারে। Preorder নিলে buyer-কে availability ও সম্ভাব্য dispatch পরিষ্কার জানান। Supplier আসবে বলেছেন বলে incoming stock-কে received stock বানিয়ে ফেলবেন না।

Daily stock review-এর checklist

  1. Count: বেশি বিক্রি হওয়া ও শেষ কয়েকটি থাকা SKU হাতে গুনে মিলান।
  2. Reserve: confirmed order-এর quantity available থেকে ঠিকমতো বাদ আছে কি না দেখুন।
  3. Release: cancelled বা expired reservation কারণসহ review করুন।
  4. Return: ফেরত আসা item inspect না করে sellable stock বাড়াবেন না।
  5. Channels: counter ও online order master record-এ পৌঁছেছে কি না দেখুন।
  6. Mismatch: পার্থক্য হলে শুধু সংখ্যা overwrite না করে কারণ ও operator লিখুন।
  7. Alert: supplier lead time অনুযায়ী নিজের low-stock review point ঠিক করুন।

Cancellation আর return আলাদা event

Dispatch-এর আগে cancelled order-এর reserved item যাচাই করে release করা যায়। কিন্তু delivery হয়ে যাওয়া order refund করলেই item warehouse-এ ফিরে আসে না। Parcel ফেরার পরে quantity, variant এবং condition দেখুন। Damaged return আলাদা অবস্থায় রাখুন। একই cancellation message দুবার এলে stock দুবার বাড়ছে কি না system-এর behaviour পরীক্ষা করুন। এমন সমস্যা দেখলে পুরোনো transaction চুপচাপ delete না করে audit trail রেখে correction করুন; না হলে পরের দিনের হিসাব আবার অমিল হবে।

ভুল হলে customer-কে দ্রুত সত্যি জানান

Overselling ধরা পড়লে প্রথমে ওই SKU-র নতুন promise থামান এবং pending order গুনুন। Customer-কে অস্পষ্ট “processing চলছে” বলে অপেক্ষায় রাখবেন না। কোন item দেওয়া যাবে, বিকল্প আছে কি না এবং refund বা অপেক্ষার পথ কী—নিজের policy অনুযায়ী পরিষ্কার বলুন। এরপর দেখুন সমস্যাটি late entry, ভুল variant, duplicate release না channel sync delay থেকে হয়েছে। ছোট incident note রাখলে পরেরবার একই ভুল আটকাতে নির্দিষ্ট পরিবর্তন করা যায়।